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Entre écoute, rigueur et créativité, l’organisation d’un événement n’est pas toujours chose aisée ! Pour autant, ça n’en est pas moins passionnant ! Les deux associés de Hypee Communication, Guillaume GIORDANELLA et Nicolas GLEYZE, nous dévoilent quelles sont selon eux les clés pour organiser un événement comme il se doit. Forts de leur vécu en tant qu’entrepreneurs au sein de l’agence, et de leurs expériences avec des clients tels que Orange, Leroy Merlin ou Hugo Boss, ils partagent désormais ce qu’ils ont pu apprendre.

 

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Écoute & compréhension du client

 

« Chez Hypee, les relations créées avec nos clients sont primordiales, et cela passe par une écoute attentive. » G.Giordanella

 

Quand nous parlons de communication, il s’agit avant tout de relation. C’est pour cela que l’écoute, la bienveillance et la compréhension sont 3 murs porteurs de l’édifice. Organiser un événement, c’est d’abord prévoir de passer un bon moment ensemble !

Lors des premières rencontres avec le client, il est nécessaire de fixer les objectifs en répondant à la question : Pourquoi organisons-nous cet événement ? En guise de repère mémo-technique, vous pouvez retenir que vos objectifs doivent être SMART : Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes et Temporels.

 

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Le maître mot : RIGUEUR

 

« Pour que l’événement soit réussi, il faut savoir jouer le chef d’orchestre : préparation, cadrage, vérification. »     

N.Gleyze

 

Ici commence la prise de décisions. Que ce soit le lieu, le nombre d’invités, la date ou le repas, chaque étape a son importance et rien ne peut être négligé. Être rigoureux, c’est aussi être réactif vis à vis de ses clients et prestataires. Puisque l’erreur est humaine, planification et vérification ne sont pas dispensables, peu importe l’expérience que l’on a. Par la suite, plus l’on exerce, plus il faut porter d’attention aux détails afin de ne pas se reposer sur ses acquis. Léonard de Vinci a dit : « Les détails font la perfection, et la perfection n’est pas un détail ».

 

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CRéATiviTé

 

« Pour qu’un événement puisse sortir de l’ordinaire, il faut être capable de sublimer une idée, voire de créer un concept. » G.Giordanella

 

Il est difficile d’être créatif sur commande, cela dit il est toujours bon de suivre l’actualité dans le monde événementiel pour avoir quelques idées. On ne copie pas, on transforme !

 

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Maîtrise budgétaire

 

Il est clair que c’est un point à aborder tôt, puisqu’il va délimiter vos possibilités. C’est aussi là qu’il va falloir se montrer particulièrement organisé étant donné le nombre de prestataires que vous allez devoir contacter. Comme dit plus haut, rigueur est le maître mot !

 

Viralisation

 

« La communication d’un événement a deux cibles : une cible finale, et une autre plus large » N. Gleyze

 

Votre événement est prêt, mais votre mission est loin d’être terminée : il faut passer à la communication pour le rendre viral ! Autrement, vous risquez de recevoir moins d’invités que prévu. Quand bien même la liste serait fixe, la communication n’est pas dispensable, puisqu’il faut mettre en avant le déroulement de l’événement en lui-même, pour toucher une cible plus large que celle qui participe le Jour J, avec les réseaux sociaux notamment.

 

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Évidemment, les 5 points mentionnés ne constituent pas une liste exhaustive, d’autant plus que l’organisation d’un événement doit être quelque chose qui reste assez personnel pour avoir sa signature, nous espérons toutefois qu’ils vous seront utiles lors de vos prochains projets ! #FeeltheHypee

 

Hypee Groupe, c’est la convergence d’idées communes autour de la créativité, du partage et de l’événementiel. Répondre à vos envies, faire vivre vos émotions, créer une expérience unique au travers de concepts novateurs, c’est la passion qui nous anime. La promesse d’une offre de services de qualité, complémentaire et accessible dans toutes nos enseignes.
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