chef de projet evenementiel hypee
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Salut tout le monde ☀️

Aujourd’hui c’est la team Hypee Communication de Paris qui prend les commandes du blog pour vous faire découvrir le douuuuux métier de chef de projet événementiel et relations publiques.

Vous aimez que ça bouge ? Vous aimez quand ce n’est jamais pareil ? Vous avez une grande résistance au stress et vous êtes en mode « action réaction » ? Alors ce métier est fait pour vous !

Chef de projet événementiel et relations publiques ? À vos souhaits !

Le métier de chef de projet est commun à une multitude de pôles d’expertise. Pour ce qui est de l’événementiel, et c’est comme ça que j’aime l’imager, c’est un peu (beaucoup) être comme un chef d’orchestre : le chef d’orchestre de votre événement.

Premier acte – Création de la partition

Tout débute bien en amont de votre événement où l’objectif est d’identifier tous les interlocuteurs essentiels à la bonne réalisation de votre opération. Il est nécessaire d’organiser un bon nombre de réunions : le kick-off, ou réunion de lancement, les COPILS, comités de pilotages (les réunions avec les décideurs) ou encore les réunions hebdomadaires avec les différents streams (parties) de votre événement. En bon chef d’orchestre vous faites en sorte que les souhaits de votre client soient réalisés par les différents prestataires avec lesquels vous avez choisi de travailler. Il est primordial que le client soit raaaaavie du concert que vous allez bientôt donner en son honneur ! 😉 Toutes ces réunions sont donc indispensables pour que vous puissiez avoir un œil sur chaque aspect de votre événement : la partie technique (lumières, audiovisuel, retransmission, photos, vidéos et j’en passe), la partie staff (hôtesses, prestataires, serveurs, barmans), le catering (que tout le monde ait à manger et à boire), la logistique et les relations publiques (accréditations, rooming). Il faut également gérer toute la partie budgétaire, votre client n’aimerait pas que vous dépensiez son argent dans des instruments mal accordés 😆

Petit à petit, vous écrivez votre partition ! Mais attention, il est nécessaire d’anticiper au maximum les risques et les aléas. Imaginez si l’un de vos musiciens était malade, il faut toujours avoir un plan B … voir C ou être très très très réactif, au choix 😉

Deuxième acte – Le Concert

Ça y est la partition est écrite, les musiciens ont bien répété, vous avez pensé aux derniers ajustements … c’est le moment de donner le coup de feu, vous commencez votre gestuelle de chef d’orchestre, c’est le moment du montage ! Le on-site, comme on dit le jargon, c’est la réalisation de tout ce pourquoi vous avez travaillé. Vous veillez sur place à ce que tout se passe comme cela a été prévu plusieurs mois auparavant : que la table soit bien placée au centre de la pièce car il y a également la prise en dessous prévue pile poil ici pour brancher un écran, qu’il y a assez d’espace entre le bar et les tabourets pour que les visiteurs puissent passer, etc. etc. Le diable est dans les détails le jour J. C’est également ce jour que votre remarquable gestion au stress entre en jeu. Il y aura des petits couacs (car il y en a toujours sinon ce n’est pas drôle) et c’est à vous de gérer le ballet artistique que vous avez réussi à monter 💪🏻 Une fois que tout est bien installé, branché et décoré c’est le début de votre événement, il n’y a (normalement) plus qu’à laisser glisser les notes sur la partition 😉

Dernier acte – Le bouquet final

Lorsque tout le monde a bien profité pendant une après-midi, une journée ou parfois une semaine votre événement touche à sa fin. On passe maintenant à la phase de démontage, ou l’heure de la dernière symphonie (mais surtout du moment où vous allez bientôt pouvoir souffler et faire un gros dodo 😉). Pour évaluer votre travail, il sera nécessaire de faire un bilan. En effet, il permettra de prendre du recul sur la réussite de votre événement en compilant toutes les données relatives à celui-ci. Ainsi, votre client pourra avoir des éléments comparatifs pour ces événements à venir. Pensez également à bien remercier les prestataires avec qui vous avez travaillé et avec qui surtout cela s’est très bien passé, cela pourrait vous être utile pour un prochain projet.

Voilà, voilà, on espère que vous en avez un peu plus appris sur le métier de chef de projet événementiel & relations publiques et qu’on vous a donné envie d’écrire votre propre concerto !

On vous souhaite de belles mélodies,

Bisous bisous

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